Instrumentos de operacionalização

O planejamento depende do uso de instrumentos formais escritos para a real efetivação das ações programadas. Estes instrumentos constituem a materialização do ato de pensar de todo o processo de planejamento.

Plano

Contém os pressupostos básicos para a tomada de decisão assumindo um caráter mais geral e abrangente. São delineados os objetivos gerais, as diretrizes, a alocação de recursos necessários, as estratégias e os prazos. Para sua elaboração, têm-se de base os estudos prévios e a pesquisa.

Falando em relações públicas, o plano pode ser estabelecido para curto, médio e longo prazo, vinculando-se ao âmbito institucional das organizações.



Projeto

Consiste num conjunto de alternativas e de ações capazes de modificar uma situação identificada por outra desejada. Sua elaboração deve levar em conta as ações a serem executadas, os objetivos, os procedimentos metodológicos, os recursos necessários e as condições da instituição.

Falando em relações públicas, pode-se desenvolver um projeto global ou específico, dependendo então das necessidades da organização.

Para a elaboração de um projeto global encontramos seis etapas básicas: a pesquisa, onde são levantados dados sobre a organização (pode-se também fazer uma pesquisa de opinião aos públicos, analisando o nível de satisfação dos mesmos). Os dados pesquisados são resumidos e formaram o briefing, que servirá então de base para a construção do diagnóstico da real situação da organização e da sua comunicação e servindo para delinear os programas de ação. É então elaborada a primeira versão do projeto propriamente dito, o anteprojeto, que passa por um período de aprovação até chegar na sua versão definitiva, o projeto final.



O projeto específico em relações públicas é relacionado com as funções essenciais e específicas da profissão, no contexto do gerenciamento da comunicação das organizações com os seus públicos.

Tais projetos podem ser planejados e executados a partir das necessidades das organizações, das oportunidades detectadas no ambiente e na criatividade dos profissionais que atuam no mercado.

Programas

São todas as atividades ou ações concretas levadas a efeito, por uma organização, para alcançar determinados objetivos de comunicação com os seus públicos.

Podem-se desenvolver diversos tipos de programas, dependendo dos objetivos, das finalidades propostas pela organização e de sua política. As organizações, atualmente, contratam empresas prestadoras de serviços de comunicação / relações públicas para realizar ações concretas ou programas de comunicação para seu melhor desempenho no mercado. A exemplo, podemos citar: lançamentos de produtos; prevenção e gerenciamento de crises; produção de mídias expressas, audiovisuais e multimídia; relações com a mídia ou assessoria de imprensa; eventos especiais; campanhas internas / institucionais / interesse público, etc.

Os elementos de um programa sempre devem ser distribuídos no tempo e no espaço de forma que produzam os efeitos desejados no momento preciso. Deve-se trabalhar com gráficos, quadros e recursos de multimídia, para posterior aprovação da organização contratante.



Um instrumento imprescindível para controle de toda a operacionalização das ações planejadas é o cronograma, onde se prevêem graficamente o início e o término das diversas fases de um planejamento operacional. Ele pode ser empregado em planos, projetos, programas e até mesmo eventos.



Eventos

Constituem uma atividade de grande interesse para as organizações propiciando o envolvimento direto dos públicos na sua realização.

Podem ser promovidos em datas significativas do ano, em ocasiões importantes para a organização ou em simples acontecimentos de rotina da instituição.

Os meios mais comuns de eventos são: congressos, inaugurações, lançamentos, concursos, mostras, premiações etc.

Há três tipos de atividades que norteiam o processo de elaboração de um evento: a organização, onde são tomadas providências como definição do local e data, cadastramento de participantes, serviços de som / fotografia / multimídia, contratação de terceiros etc; a produção de material informativo e promocional, ou seja, todos os materiais que permitem divulgar o evento para atrair o público (folders, cartazes, boletins, brindes, material de apoio, impressos sobre o evento em si etc) e a divulgação. Para tal, necessita-se estabelecer qual a melhor estratégia de comunicação, definindo qual o conteúdo da mensagem,como ‘passá-la’ aos públicos, quais os meios a serem utilizados e de que forma se fará a veiculação. Para que essas atividades se desenvolvam de modo ordenado, é interessante trabalhar com cronogramas, como o a seguir:

Para cada tipo de evento utilizam-se técnicas apropriadas de planejamento e organização.